המדריך האולטימטיבי לניצול הזמן שלך: כך תיקח את הפרודוקטיביות שלך לקצה

אפי קטיבי |

כך תסחט מעצמך מקסימום פרודוקטיביות
כך תסחט מעצמך מקסימום פרודוקטיביות

במאמר הזה, אתה הולך לקבל את הטיפ האולטימטיבי לפרודוקטיביות, שהוא לב-ליבה של הפילוסופיה שעליה נשענת ההצלחה של "המיליונר המורד" דן קנדי (Dan Kennedy) – ואתה תבין באיזו קלות אתה יכול להתחיל ליישם אותו בחיים שלך.

בוא נתחיל מעובדה אחת פשוטה:

ראיתי הרבה קורסים של דן קנדי, וכתבתי ערימות של דפים וסיכומים לאחר ההרצאות וקריאת הספרים שלו – ומעולם לא יצאתי מאוכזב.

שיטת "המורד לניהול זמן" שהוא יצר ואני רוצה לספר לך עליה עכשיו, היא פשוט מדהימה. לקחתי את הסיכומים שרשמתי לעצמי על השיטה הזו, ואני הולך לחלוק איתך את כל התובנות שלדעתי, הן התובנות הכי חשובותת ומעשירותת ביותר שהוא אי פעם לימד בנושא הזה:

אתה תלמד היום איך לדעת "לתקתק עבודה" כמו מקצוען מהשורה הראשונה.

תתכונן – אתה הולך לקבל הצצה בלעדית לסגנון החיים של אגדה חיה בתחום בניית העסקים.

הגישה של דן קנדי לניהול זמן, שלמעשה הולכת בכיוון הפוך לגמרי ממה שמקובל – "נגד הזרם", מה שנקרא –  משקפת בדיוק את מה שהוא אומר ליזמים עסקיים:

שאסור להם לחקות בצורה עיוורת את שיטת העבודה שתאגידי ענק מגושמים ו"טיפשים" עושים בשיווק ובפרסום שלהם.

אם אתה שואף להיות פרודוקטיבי יותר כיזם, יהיה מטופש מצדך לנסות להשתמש בשיטות וכלים לניהול זמן, שבהם משתמשים מנהלים בדרג בינוני, שעובדים בחברה שלא שייכת להם, מחתימים כרטיס מ-9 עד 5 במשרד, לא עושים כמעט כלום, והולכים הביתה בסוף היום.

לדן יש אוסף של משהו כמו 200 ספרים ותוכניות שעוסקים בניהול זמן, והוא ראה ושמע פחות או יותר כל מה שאפשר לומר על הנושא הזה…

והדעה שלו בעניין, היא שרוב הספרים והתוכניות הללו מיועדים לאנשים שלא עושים הרבה מלכתחילה.

דן פועל מתוך ההנחה, שאם אתה מעוניין להשיג תוצאות יוצאות מן הכלל, אז אתה לא תגיע אליהן ע"י שימוש בשיטות "רגילות" – מה שנכון לגבי ניהול זמן, בדיוק כמו שזה נכון לגבי נגינה בפסנתר, או בניית בית.

אחת השאלות הנפוצות ביותר שדן קנדי מקבל מאנשים, היא:

"איך לעזאזל אתה מספיק לעשות כל כך הרבה דברים?"

כאשר אנשים שמים לב כמה עבודה דן מבצע ביום, כשיש רק אדם אחד שעוזר לו, הם פשוט נשארים בפה פעור. והם גם מסתקרנים מהעובדה, שהוא מגביל את הזמינות שלו לאנשים אחרים.

  • הוא כותב 3 ניוזלטרים בחודש…
  • כקופירייטר, הוא עושה 5-10 פרוייקטים ללקוחות גדולים, בחודש…
  • הוא כותב טקסטים שיווקיים ומכירתיים, וגם משתתף ביצירת מוצרים שהוא מעורב בהם…
  • יש לו ממוצע של 4-6 פגישות ייעוץ בחודש, שכל אחת מהן נמשכת יום שלם…
  • יש לו 72 אנשים בקבוצות אימון אישי וקואוצ'ינג, שפונים אליו עם שאלות ומבקשים לעצמם את תשומת ליבו המלאה באופן אישי…
  • לאורך העשור האחרון, הוא פרסם לפחות ספר אחד בשנה…
  • הוא עדיין עורך לפחות הרצאה אחת כל חודש (הוא נהג להתמודד עם עומס עבודה כמעט זהה גם כאשר הוא היה נוסע לכנסים וסמינרים, ועורך 100+ הרצאות בשנה)…
  • הוא מטפל בעניינים עסקיים ביום-יום…
  • הוא מנהל את הכספים שלו…
  • הוא נהנה לטפח את סוסי המירוץ שלו…

אנשים מסתכלים על ההספק שלו, וחושבים לעצמם: "יש כאן מספיק עבודה ל-3 אנשים, לא לאחד!".

קשה שלא להתרשם מהעובדה שהוא מספיק לעשות כל כך הרבה בכל חודש, ובנוסף לכך – הוא גם עובד אך ורק עם האנשים שאיתם הוא בוחר לעבוד, מתי שהוא רוצה לעבוד איתם.

אם זה מעורר בך השראה, אז "שיטת המורד לניהול זמן" היא ללא ספק המקור שלך למציאת טיפים שיגבירו את היעילות והפרודוקטיביות שלך, ויאפשרו לתפוקה שלך לגדול מעבר למה שאי פעם חשבת שאפשרי להגיע אליו.

אבל אולי אתה חושב שזה בלתי אפשרי עבורך. אולי יש לך את אותן הדאגות שיש גם לאנשים אחרים:

"אולי זה עובד לדן, אבל הוא אדם-אל. זה לא יעבוד אצלי, כי העסק שלי שונה".

"העסק שלי שונה", זהו התירוץ האינסטינקטיבי שכולם פולטים מפיהם במבט מלא אשמה, כאשר הם מבינים שהם לא יעילים עם הזמן שלהם כמו שהם יכולים (וצריכים) להיות.

למה העסק שלך שונה? כנראה, שהוא לא!

לכל סוגי העסקים, יש במשותף את אותן הפונקציות הבסיסיות:

  • הם משרתים לקוח, קונה, או מטופל.
  • הם מספקים מוצר או שירות, או את שניהם.
  • הם מגיעים עד לביתו או מקום עבודתו של הלקוח, או שהם מביאים את הלקוח אליהם.
  • חייבת להיות להם שיטה למשוך אליהם אנשים ולקוחות חדשים.
  • חייבת להיות להם שיטה שתעזור להם למכור באופן קבוע, ותעזור להם לשמר את הלקוחות שכבר יש להם.

אז ההבדלים בין מנתח פלסטי, לבין יצרן של ג'ריקנים, לבין בעלים של חנות נעליים, הם קטנים מאוד יחסית – והמכנה המשותף שלהם, הוא גדול פי כמה וכמה.

הפילוסופיה של דן לגבי ניהול זמן ותקשורת, וארגון העבודה מול לקוחות, עוסקת יותר בגישה המנטלית שלך, ובהחלטות שאתה מקבל לגבי עקרונות אוניברסליים, מאשר בפרטים הקטנים והספציפיים לעסק שלך.

  • כולם חושבים שהם לא יכולים "לאמן" את הלקוחות שלהם לעשות איתם עסקים בתנאים שלהם.
  • כולם חושבים שהם חייבים להיות זמינים מיידית ללקוחות שלהם בכל שעה, ולהיות מושגים תמיד, כדי לא לפספס שום הזדמנות להרוויח.

אבל אם תבחן לעומק תעשייה אחרי תעשייה אחרי תעשייה, אתה תגלה שבכל אחת מהן, יש לפחות אדם אחד שמפר בהצלחה את כל החוקים האלו, שהם בגדר "תורה מסיני" עבור כל המתחרים שלו – ומוכיח שכולם טועים, ומתנהלים מתוך בורות.

רוב סוכני הנדל"ן יגידו לך בצורה נחרצת וחד משמעית שכאשר לקוח מתקשר אליך, אתה חייב לענות מיד – בטח אם מישהו הולך להשקיע דרכך מאות אלפים, או אפילו מיליוני דולרים. הם יגידו לך שקליינטים כאלו יתעקשו לקבל את מספר הטלפון הסלולרי שלך, כדי שהם יוכלו להשיג אותך בכל שעה, ביום ובלילה.

אבל למרות זאת – לדן יש לקוח, שעושה בדיוק את ההפך.

הלקוח של דן, למעשה, גורם לאנשים למלא טופס ולשלם לו כסף כדי שבכלל תהיה להם את האפשרות לקיים איתו שיחת טלפון, ולהפוך ללקוח!

אתה בטח חושב לעצמך: "אין מצב שהוא מתנהג ככה!"

לקוח נוסף של דן, עובד בעסקי המשכנתאות. סוכני נדל"ן שעומדים למכור בית או דירה, פונים אליו כדי שיעזור ללקוחות שלהם עם המשכנתא.

אז הלקוח הזה של דן מרוויח סכומים גבוהים מאוד – בשש ספרות, מיליונים – בעסקי המשכנתאות. הוא מגיע לסכומים האלו, למרות שבכל יום בשעה 5 אחה"צ הוא מכבה את הטלפון הנייד שלו, ומשאיר אותו כבוי במשך כל סוף השבוע, בלי לבדוק הודעות. הוא אפילו הכשיר את הסוכנים שעובד מולם, לעבוד בהתאם לשיטת העבודה שלו.

אתה יכול למצוא אינספור דוגמאות לאנשים שעושים את ההפך ממה שרוב התעשייה שבה הם נמצאים מתעקשת לעשות – ועדיין הם מצליחים.

אתה תמיד זה שקובע איך אתה רוצה לעשות עסקים עם אנשים, איך אתה רוצה שהם יעשו עסקים איתך, וכמה הזמן שלך יקר עבורך.

יש כאן רק שאלה אחת חשובה:

"האם ההחלטות שקיבלת, הופכות את החיים שלך לפשוטים ונעימים יותר, או ללחוצים וקשים יותר?"

זמן הוא הנכס היחידי שיש לך, שלא ניתן להחליף או לחדש אותו.

ברוב המקרים, יש די והותר לקוחות פוטנציאליים, כדי שנוכל למלא את מקומו של לקוח שבחר לעזוב.

אם לא היה ניתן למלא את מקומם של לקוחות שעזבו, כולם היו פושטים את הרגל ברגע שהם היו פותחים את העסק שלהם – בגלל שאין שום ספק שכל עסק יאבד לקוחות בשלב כזה או אחר.

לקוחות עוברים דירה, הם מתים, מתחרטים, מפסיקים להיות נזקקים לשירות שלך, יש להם חבר טוב שמחליט לפתוח עסק משלו והם מצטרפים אליו, ועוד 1001 סיבות. אז לא משנה כמה עבודת השיווק שלך תהיה מדהימה, וכמה המוצר או השירות שלך יהיה נהדר – אתה תפסיד כמות כזו או אחרת של לקוחות בכל שנה. זו פשוט עובדה.

בעלי עסקים שמצליחים לאורך זמן, יודעים למצוא דרכים למלא את מקומם של לקוחות שעזבו.

אז להחליף לקוח או שניים שעזבו כתוצאה מהדרך שבה אתה בוחר לעשות עסקים, לא צריך להיות עניין גדול או מסובך מדי. להיפך – זה נותן לך הזדמנות להישאר עם לקוחות טובים ומתאימים יותר עבורך.

כסף זה משהו שניתן למצוא לו תחליף.

גם נכסים פיזיים שנהרסים בעקבות רעידת אדמה, טורנדו, פשפשים, שריפות, צונאמי, שטפונות וכו', מתחלפים כל הזמן. הדבר היחידי שאי אפשר להחליף, והדבר היחידי שאתה לעולם לא תקבל בחזרה, זה הזמן שלך. וזוהי הסיבהה שהזמן שלך, הוא נכס ששווה לך להגן עליו בחירוף נפש, כמו בולדוזר.

למה עבודה בצורה לא מדודה, והיעדר לקיחת אחריות על הזמן שלך, יביאו לתוצאות נוראיות

בחיים, אין "באמצע" – או שאתה מתקדם, או שאתה הולך אחורנית.

אם לא תיטול את המושכות לידיים, ותיקח אחריות, התוצאות שתקבל בעסקים שלך יתחילו "להדרדר". אבל אם תחליט שחלק בלתי נפרד מההתנהלות שלך, הוא להקפיד על שיפור מתמיד, אתה תראה מיד תוצאות בשטח.

כל מאמן בספורט מקצועני יודע את זה.

פט ריילי, מאמן העבר האגדי של מיאמי היט ולוס אנג'לס לייקרס מה-NBA, היה ידוע במשנה שהוא הטיף לשחקנים שלו: "Better your best". או בתרגום חופשי: קח את הכי טוב שלך, ותתעלה עליו.

הוא היה מראה לשחקנים בקבוצות שלו את הסטטיסטיקות הכי טובות שהם אי פעם השיגו, את השיאים שלהם – ואז, הוא היה מאתגר אותם לנפץ את השיאים האלו, ולקבוע שיאים חדשים.

אנחנו, כיזמים וכאנשי עסקים, צריכים לעשות את אותו הדבר בדיוק.

מכיר את הבדיחות בסגנון "החדשות הטובות/החדשות הרעות"?

אז הבדיחה האולטימטיבית בז'אנר הזה, היא:

"החדשות הטובות הן, שאין לך בוס – אתה הבוס של עצמך.

אבל החדשות הרעות הן, שיש לך חרא של בוס, שאין לו מושג מהחיים שלו והוא לא יודע לעשות כלום…"

אנשים שעוסקים ביזמות, לרוב מרגישים "לחץ חיובי" להוכיח את עצמם ולהיות אחראיים למעשיהם – כי הרי הלקוחות סומכים עליהם, ומצפים לתוצאות… אבל השאיפה הזו להוכיח את עצמם, לא חודרת לכל החלטה שהם מקבלים. היא לא בוערת בהם בכל רגע נתון.

אז הדרך היחידה שבה היזם יכול לנהוג באחריות כלפי הלקוחות שלו, היא להשתדל לעמוד ביעדים של זמן וכסף. לפעמים (ואולי אפילו לרוב) זה מצליח, אבל לפעמים גם לא.

רוב האנשים משתדלים לבצע את העבודה שלהם בעיקר במונחים של עמידה ביעדים כספיים.

אבל מה שהם לא מבינים, זה שעמידה יומיומית ביעדים של זמן, זה מה שבאמת עושה את ההבדל, ומאפשר לנו לעמוד ביעדים הכספיים שלנו, ואף להתעלות עליהם. אם אתה מחכה עד לסוף החודש כדי לראות אם עמדת בסכוםם היעד שלך או לא, ואז, בהתאם לתוצאה, אתה מחליט אם הצלחת או לא – אתה כבר באיחור!

מה שאתה רוצה, זה שתהיה לך יכולת לקבל אינדיקציה מראש עם "אינדיקטורים מנבאים"; לחזות את "כיוון הרוח", ולא לקבל את האינדיקציה שלך מתוצאות של משהו שכבר קרה.

אינדיקטורים מנבאים" לגבי כסף, הם הדרך שבה אתה מנצל את הזמן שלך. ככה אתה לוקח אחריות על עצמך.

דן תמיד אומר, שאם הוא רואה שהוא עמד ברוב המטרות מבחינת זמן, שהוא קבע לעצמו לאותו יום – הוא יכול לקבל אינדיקציה מדויקת למדי איך תיראה יתרת חשבון הבנק שלו בסוף החודש. באותה מידה, אם הוא רואה שהוא לא עמד ב-4 או 5 מטלות שהוא קבע לעצמו, הוא יכעס על עצמו, וירצה לבדוק למה זה קרה.

האם הוא לא העריך כראוי את כמות הזמן שייקח לו לעשות משימה אחרת? האם הוא איפשר למשהו להסיט אותו מהדרך הנכונה? ואם כן, למה זה קרה?

הוא יעשה את הבדיקות האלו עם עצמו, כדי להבטיח שהוא לא יחזור על אותה טעות פעם נוספת.

אפשר לבזבז ולשרוף את הזמן, רק עד הרגע שאין יותר זמן לבזבז

בוא נסתכל על התרחיש הבא.

נניח שיש לך פגישה טלפונית עם אדם אחד, שהוא ה-VIP הכי גדול בעולם מבחינתך: זה יכול להיות נשיא ארה"ב, זו יכולה להיות דוגמנית פלייבוי, זה יכול להיות מוזיקאי שהייתה לו השפעה עצומה על החיים שלך, זה יכול להיות לקוח שרוצה לתת לך רבע מיליון דולר על עסקה.

אתה יושב במשרד שלך ומחכה לשיחה שצריכה להגיע כל שנייה, ופתאום אחד האנשים שעובדים איתך מציץ פנימה, ושואל אותך – "היי, יש לך דקה? רציתי לדבר איתך על משהו…"

האם היית מנפנף אותו?

ברור שהיית מנפנף אותו!

אז למה הפגישה שקבעת עם עצמך, לא חשובה לך באותה מידה, ככה שתרגיש צורך עז לגונן עליה כמו על פגישה עם מישהו חשוב?

כשאתה מסתכל על הדברים בצורה הזו, הרבה יותר קל להתחיל להיות קצת יותר "קשוח" עם עצמך לגבי העניין הזה, ולייחס לזמן שהקצבת לעצמך את רמת החשיבות הראויה לו.

זה הולך מעבר לקביעת לו"ז לימים שלך.

דן לא קובע מראש את הלו"ז שלו, ברמה של לפתוח את היומן שלו ולכתוב מתי הוא הולך לפגישה, מתי הוא אוכל ארוחת צהריים, ומתי הוא צריך לעשות כמה שיחות טלפון.

הימים של דן הם "מתוסרטים".

תבין: לוח זמנים, מיועד לפגישות שיש לך באותו יום.

אבל "תסריט", מיועד לכל דקה מתוך הסרט שהוא היום שלך. זוהי הדרך הפשוטה ביותר להסביר את הקונספט של "לתסרט את היום שלך".

תחשוב על זה במונחים של תסריט בקולנוע. רוב האנשים מנסים לצלם סרטים, כשכל מה שיש להם ביד זה רק קו עלילה כללי. זה לא עובד טוב במיוחד בהוליווד, וזה לא עובד טוב במיוחד ברחוב.

אתה חייב למפות את הכל מראש – בלוק אחרי בלוק, דקה אחרי דקה.

עם תסריט הוליוודי טוב, אם מישהו הולך מדלת ביתו למכונית, כתוב בתסריט כמה זמן זה צריך לקחת לו. אתה צריך לקחת את כל זה בחשבון, בגלל שאתה מכוון לתוצאה סופית של סרט באורך מאוד ספציפי, ונחש מה?

היום שלך הוא בדיוק אותו הדבר – יש לך יעד שאתה שואף להגיע אליו, ויש לך את האמצעים לעשות את זה.

אם אתה רוצה לסחוט מעצמך מקסימום פרודוקטיביות, זה אומר שאתה צריך לשלוט בפרטים ברמה, שאתה תדע כמה זמן לוקח למחשב שלך לעלות עם כל התוכנות שאתה צריך, מהרגע שלחצת על כפתור ההפעלה – כי אתה תשקלל את זה לתוך התסריט, שנותן לך X זמן לסרט שלך (או במילים אחרות: ליום העבודה שלך).

כל היום, במלואו. כל דבר שצריך להיעשות באותו יום, רשום אותו לפי כמות הזמן שאתה חושב שייקח לך לעשות אותו. כל אחד מהדברים הללו משוקלל לתוך כמות השעות והדקות שהקצית לעצמך לאותו יום.

דן לוקח אחריות על כל דקה ודקה מיום העבודה שלו. אז אם הוא יאפשר למשהו להפריע לו, אז משהו אחר שהוא תכנן בתסריט שלו פשוט לא יתבצע בגלל זה!

דן תמיד מעריך ובודק איפה הוא נמצא מבחינת העבודה שלו, לעומת כמות הזמן שנשארה לו לאותו היום.

ברוב ימי העבודה שלו, אין לדן שום זמן לבזבז או "לשרוף" על דברים לא חשובים, בגלל שהוא כבר "מילא" לעצמו את היום מראש בפעילויות חשובות שהוא צריך לבצע!

הפסק לאפשר לשטויות למנוע ממך להגיע לתוצאות שאתה רוצה לקבל

אחד התלמידים של שמשתמש בשיטה שלו, מספר:

כאשר התחלתי לתסרט את הימים שלי בהתאם למה שהיה לי חשוב להשיג בחיי, גיליתי שהשינוי שקרה לי בחודשים האלו היה מדהים.

בעזרת שימוש בשיטה הזו, הצלחתי להגיע למצב שאני עורך 4 אימוני כושר גופני בשבוע, ונח יום אחד בלבד, למשך 52 שבועות רצופים.

ואני מדבר כאן על אימונים קשים ואינטנסיביים. התרגול היומי היה:

  • לשפר את השיא האישי שלי בריצת ספרינט, ולא סתם הליכה מהירה
  • שכיבות סמיכה בשיטה הפליומטרית, ולא בשיטה הרגילה (כלומר, כל אחת מהן מסתיימת ב"קפיצה" עם שרירי הידיים מעל פני הקרקע)
  • קפיצות סקוואט, כשאני מגיע עם הברכיים עד לחזה, ולא סתם כפיפות ברך רגילות.

ביומיים מתוך 4 הימים האלו, כללתי גם אימון איגרוף ברוטינה שלי. ובנוסף לכל, הייתי מכניס לתסריט שלי גם את הזמנים שבהם התכוונתי ללמוד שיווק וקופירייטינג, למשך שעה ביום. ועוד תוספת – גם דרשתי מעצמי להקדיש שעה ביום ללימודים ולפיתוח עצמי.

כל זאת, בנוסף לעבודה בשני מקצועות.

כל זה לעולם לא היה מתאפשר לי, אם לא הייתי מתסרט לעצמי את הימים, יודע לפחות לילה מראש איך הם הולכים להיראות, ואז פועל לפיהם מההתחלה ועד הסוף. האסטרטגיה הזו למעשה אפשרה לי להיכנס לכושר הגופני הכי טוב שהייתי בו אי פעם, ולהרגיש גאה בעצמי ובגוף שלי יותר מאי פעם. ואני לא צריך שום מזכירה או תוכנה יוקרתית כדי לעשות את כל זה. כל מה שאני צריך, זה דף נייר ועט.

לא מדובר כאן במדע טילים. זהו אך ורק עניין של עקביות.

וכמובן, כאשר מדי פעם צץ משהו שהייתי צריך לטפל בו, הייתי עושה את מה שתכננתי בזמן אחר – אבל זה קרה רק לעיתים רחוקות. זה היה כאילו היקום בכבודו ובעצמו עוזר לי לעשות את כל מה שאני צריך ללא הפרעה, בגלל שהוא מכבד אותי על זה שאני יודע מה אני עושה, ולאן פני מועדות.

הכל מצטבר בסופו של דבר

על דף אחד אני רושם את הלו"ז היומי שלי. מתחת ללו"ז היומי, אני רושם את המטרות היומיות הכלליות שרציתי להשקיע את עצמי בהן – ואז, את ההוכחות שהתחלתי להוציא את התוכניות האלו לפועל מדי יום, אפילו אם זה בצורה הקטנה ביותר, בסוף העמוד.

את העמוד הזה, הייתי צריך לכתוב כל לילה, 15-20 דקות לפני שהלכתי לישון. ואז, כאשר התעוררתי, יכולתי להתחיל מיד את היום שלי, ולדעת בדיוק מה אני צריך לעשות, לאן אני צריך לרוץ, ומה המטרות שלי – בלי להתבלבל.

לא הייתי צריך לתהות מה הולך לקרות. ידעתי בדיוק מה יהיה, מתי זה יקרה, וכמה זמן זה יקח…

והכי חשוב: ידעתי שכל פעילות כזו, לקחה אותי עוד צעד לכיוון ההגשמה העצמית שלי. כי צעד אחר צעד, הרגשתי איך אני הופך להיות מי שרציתי להיות. הרגשתי טוב, כי ראיתי שאני מתקדם, ועומד ביעדים שהצבתי לעצמי.

קח את העצות של דן, ואת העצות שקיבלת ממני כאן, ונסה את השיטה הפשוטה שדיברנו עליה: קח לעצמך דף ועט, ו"הסרט" את היום שלך.

שיתוף